Download of lees op deze pagina het klokkenluidersbeleid van Patro Eisden Maasmechelen.

Wil je een melding maken? Boek een afspraak in.

KLOKKENLUIDERSBELEID K. PATRO EISDEN MAASMECHELEN

Context

1. Doelstelling en regelgevend kader

Met deze interne procedure voor het melden van potentiële inbreuken wenst K. Patro Eisden Maasmechelen te voldoen aan de Belgische “wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector” (hierna “de Wet”) en de nodige interne kanalen te voorzien om melders die informatie over inbreuken hebben verkregen in een werk-gerelateerde context op vertrouwelijke wijze te kunnen melden.

K. Patro Eisden Maasmechelen voorziet in dit intern meldkanaal omdat melders die informatie over potentiële inbreuken hebben verkregen in een werkgerelateerde context op een veilige en vertrouwelijke wijze hiervan melding kunnen maken zonder vrees voor represailles.

Het meldkanaal behandelt dergelijke meldingen op ernstige en integere wijze binnen de voorgeschreven termijnen.

1. Organisatie

K. Patro Eisden Maasmechelen dient zich net als andere organisaties en bedrijven te houden aan diverse wettelijke bepalingen. Het spreekt voor zich dat we als organisatie maximaal compliant wensen te zijn met dit regelgevend kader en maatregelen nemen om dit te concretiseren.

Dit beleid regelt de gehele klokkenluidersprocedure, met name de wijze waarop dergelijke meldingen worden ingediend, ontvangen, onderzocht, gerapporteerd en opgeslagen.

Binnen onze club, is  de algemene verantwoordelijke^[1] voor de ontplooiing van het klokkenluidersbeleid:

Baud Terwingen is als algemene verantwoordelijke en onafhankelijke meldingsbeheerder binnen de club het eerste* aanspreekpunt voor alles wat betrekking heeft op de klokkenluidersregeling en de implementatie ervan, en staat tevens in voor het verspreiden van de communicatie aan en sensibilisering hierover binnen de club.

*In onze club, is de back-up op die momenten dat de onafhankelijke meldingsbeheerder verhinderd is (tijdens verlofperiodes of ziekte): 

• Beheer van de klokkenluidersmeldingen

  • Partijen die een inbreuk kunnen melden – personeel toepassingsgebied

Elke natuurlijke persoon kan informatie over inbreuken die werden verkregen in een werk-gerelateerde context melden via het Klokkenluidersmeldpunt.

Het betreft ten minste volgende natuurlijke personen:

• Werknemers, inclusief ambtenaren, die in het kader van hun beroepsactiviteit een inbreuk in een private onderneming ontdekken;
• Zelfstandigen;
• Aandeelhouders, leden van het bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende orgaan van een vennootschap, met inbegrip van niet-uitvoerende leden;
• Vrijwilligers^[2] en stagiairs, betaald of onbetaald;
• Contractanten, onderaannemers en leveranciers;
• Voormalige werknemers;
• Toekomstige werknemers (voor informatie verkregen tijdens het aanwervingsproces of andere precontractuele onderhandelingen);
• Facilitators;
• Derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werk-gerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melders;
• Juridische entiteiten die eigendom zijn van de melders, waarvoor de melders werken of waarmee de melders anderszins in een werk-gerelateerde context verbonden zijn.

De onder dit punt opgenomen personen vormen het personeel toepassingsgebied van dit Klokkenluidersbeleid.

•  Zaken die kunnen worden gemeld – materieel toepassingsgebied

Conform de wettelijke vereisten, werd een intern Klokkenluidersmeldpunt opgezet. Daarnaast werd er voorzien in een wettelijke verplichte klokkenluiders-beschermingsregeling voor personen die onder het personeel toepassingsgebied (zie punt 2.1) vallen en die zaken melden in een van de onderstaande gebieden:  

1. Inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden:

1. overheidsopdrachten;
2. financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
3. productveiligheid en productconformiteit;
4. veiligheid van het vervoer;
5. bescherming van het milieu;
6. stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
7. veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
8. volksgezondheid;
9. consumentenbescherming;
10. bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
11. bestrijding van belastingfraude;
12. sociale fraudebestrijding;
13. racisme;
14. grensoverschrijdend gedrag;
15. pesterijen op het werk;

• inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en nader toegelicht in relevante uniemaatregelen worden geschaad;

• inbreuken in verband met de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met inbegrip van inbreuken op de unieregels inzake mededinging en staatssteun;

• strafrechtelijke inbreuken en inbreuken op de Welzijnswet.

De onder dit punt vermelde inbreuken vormen het materieel toepassingsgebied van dit  Klokkenluidersbeleid.

Meldingen over potentiële inbreuken die niet onder het personeel of het materieel toepassingsgebied vallen, genieten niet van de klokkenluidersbeschermingsregeling.

• Wanneer en hoe inbreuken melden Interne meldkanalen

Zoals wettelijk voorgeschreven, heeft K. Patro Eisden Maasmechelen, kanalen en procedures voor interne melding en opvolging opgezet. Van zodra personen er kennis van krijgen of vermoeden dat er op de onder punt 2.1. vermelde zaken inbreuken gebeuren, is het aanbevolen om hiervan melding te maken via het Klokkenluidersmeldpunt.

De (potentiële) inbreuken kunnen als volgt worden gemeld :

• Via e-mail naar aml@patroeisden.com; of
• Via brief aan:

Baud Terwingen

Kolenmijn Limburg-Maaslaan 2

3630 Maasmechelen

N.B.: interne klachten, zowel via e-mail als via brief verzonden, moeten als bijlage een ingevulde versie van het “Klokkenluidersformulier interne klacht” bevatten.

• Externe meldkanalen

Een melding binnen het toepassingsgebied van voorliggend klokkenluidersbeleid  wordt bij voorkeur gedaan via één van de voornoemde meldkanalen.

Daarnaast staat het eenieder vrij om, onder de voorwaarden zoals bepaald bij de Wet, over te gaan tot een zogenaamde externe melding.

Hiertoe kan de melder zich richten tot de Federale Ombudsman, die door de Belgische wetgever werd belast met de taak om de meldingen via externe meldingskanalen te coördineren. Hij vervult dus de rol van federale coördinator.

• Informatie die de melding moet bevatten

Om ervoor te zorgen dat de gemelde inbreuk snel maar ook grondig kan worden onderzocht is het belangrijk dat de melding voldoende gedetailleerd is en waar mogelijk zelfs gedocumenteerd. Elke melding moet daarom de volgende gegevens vermelden:

• de datum en plaats van de inbreuk;
• een gedetailleerde beschrijving van de inbreuk;
• de wijze waarop de melder de inbreuk heeft vastgesteld hetzij hiervan kennis heeft genomen;
• de namen en contactgegevens van de betrokken personen of informatie waarmee zij geïdentificeerd kunnen worden;
• de namen en contactgegevens van eventuele andere personen die de gemelde potentiële inbreuken kunnen bevestigen;
• alle andere relevante informatie over de gemelde inbreuk die het onderzoek kunnen vergemakkelijken.

• Verloop interne meldprocedure

De behandeling van een melding gebeurt steeds in een cascade: de onafhankelijke meldingsbeheerder ontvangt de melding, en brengt verslag uit aan de verantwoordelijke die op zijn beurt beslist over het verdere verloop van de melding.

• Analyse door onafhankelijke meldingsbeheerder

De meldingen worden ontvangen en behandeld door de onafhankelijke meldingsbeheerder. Bij ontvangst van de melding gaat deze na of de melding binnen het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling valt.

De melding wordt in één van onderstaande categorieën ondergebracht:

• Onontvankelijk: de melding valt niet binnen het toepassingsgebied van de klokkenluidersbescherming binnen de club

• Kennelijk ongegrond, wat betekent dat de meldingsbeheerder meent dat de melding ontvankelijk is, maar dat er geen onderzoek nodig is;

• Oncontroleerbaar, wat betekent dat de meldingsbeheerder meent dat de melding ontvankelijk is, maar dat het niet mogelijk is om verder onderzoek te doen vanwege een gebrek aan bewijs/informatie;

• Controleerbaar, wat betekent dat de meldingsbeheerder meent dat de melding ontvankelijk is, en dat het noodzakelijk is om een onderzoek uit te voeren omdat de melding gedetailleerd en specifiek is.

In ieder geval wordt de melder binnen de 7 dagen na ontvangst van de melding op de hoogte gebracht van de acceptatie of weigering van de melding.

Deze feedback is niet mogelijk wanneer het om een anonieme melding gaat.

• Gevolg aan ontvankelijke en onderzoekswaardige melding

Indien de meldingsbeheerder vaststelt dat de melding/klacht ontvankelijk en controleerbaar/onderzoekswaardig is, brengt hij kort verslag uit over de eerste bevindingen aan de verantwoordelijke voor de klokkenluidersregeling.  Deze laatste beslist dan op welke wijze de feiten verder dienen te worden onderzocht, en beslist tot ofwel:

• Het aanstellen van een interne onderzoeker (die niet dezelfde kan zijn dan de meldingsbeheerder);
• Het aanstellen van een interne ad hoc commissie belast met verder onderzoek (waarvan de meldingsbeheerder geen deel kan uitmaken);
• Of het aanstellen van een derde die wordt belast met verder onderzoek

Wanneer het onderzoek is afgerond, dient hiervan verslag te worden uitgebracht aan de verantwoordelijke, die dan op zijn beurt zal beslissen welk verder gevolg hieraan intern dient te worden gegeven (bv. doormelden aan HR, aan bestuur, …).

Binnen de drie maanden na de acceptatie (ontvankelijkheid) van de melding stelt de meldingsbeheerder de melder op de hoogte van de status van het onderzoek.

• Sancties tegen de overtreder

Voor via de klokkenluidersregeling aan het licht gekomen inbreuken begaan door personeelsleden kan volgens de binnen de Club voorziene weg worden opgetreden.

Voor inbreuken begaan door niet-personeelsleden, kan het directiecomité of het daartoe bevoegde orgaan een passende beslissing nemen ten aanzien van de overtreder.

Het bestuur van K. Patro Eisden Maasmechelen kan, desgevallend na het inwinnen van juridisch advies, steeds beslissen om gerechtelijke stappen te ondernemen ten aanzien van de overtreder.

• Diverse bepalingen

  • Vertrouwelijkheid

Het vertrouwelijkheidsbeginsel is een hoeksteen van onze klokkenluidersbescherming. De ontvanger van de klokkenluidersmelding en alle anderen die betrokken zijn bij het klokkenluidersproces behandelen de informatie vertrouwelijk en uiterst zorgvuldig. De gegevens van de melder worden digitaal opgeslagen en zijn fysiek alleen toegankelijk voor de ontvanger die rechtstreeks bij het meldings- en onderzoeksproces betrokken is, en dit op een “need to know”-basis.

De identiteit of enige informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid, wordt in de regel niet bekend gemaakt aan derden. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden in twee gevallen;

• De melder heeft hiervoor zijn vrije en uitdrukkelijke toestemming gegeven;

• De bekendmaking van de identiteit van de melder is een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of ingevolge gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de betrokkene.

Alle partijen die betrokken zijn bij het onderzoek en vervolgacties, zijn onderworpen aan een strikte geheimhoudingsverplichting.

• Belangenconflicten

Indien de melding verband houdt met een lid van de onderzoekscommissie, een lid van het Directiecomité, een lid van de Raad van Bestuur of een lid  van het Auditcomité betreft, zal of zullen de betrokkene(n) niet mogen deelnemen aan het onderzoek van de melding en aan de vaststelling van de eventuele sancties.

• BeschermingsmaatregelenGeen represailles ten aanzien van de melder

Elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die in een werkgerelateerde context plaatsvindt naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling of represailles tegen de melder leidt of kan leiden, wordt niet aanvaard.

Personen die te goeder trouw ongewenst gedrag melden en die voldoen aan het materieel en personeel toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid, worden binnen K. Patro Eisden Maasmechelen beschermd tegen represailles of vergelding zoals in de Wet.

K. Patro Eisden Maasmechelen zal de nodige maatregelen nemen om dergelijk gedrag te voorkomen en desgevallend te bestraffen. Eventuele klachten van de melder kunnen aan algemene verantwoordelijke (supra) worden gemeld, die autonoom beslist over het gevolg dat het hieraan dient te geven.

De melder die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd wordt met een represaille, kan ook steeds een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator, die dan een buitengerechtelijke beschermingsprocedure kan opstarten.

Onder ongerechtvaardigde benadeling of represailles verstaan we onder meer:

1. schorsing, ontslag of soortgelijke maatregelen;
2. degradatie of het onthouden van bevordering;
3. overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
4. het onthouden van opleiding;
5. een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
6. het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
7. dwang, intimidatie, pesterijen en uitsluiting;
8. discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
9. niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
10. niet-verlenging of vroegtijdige beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
11. schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
12. opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
13. vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
14. intrekking van een licentie of vergunning;
15. psychiatrische of medische verwijzingen.

• Bescherming van de betrokken persoon

De verantwoordelijke voor de klokkenluidersregeling waakt over de vrijwaring van de rechten van de betrokken persoon waarop de melding betrekking heeft en in het bijzonder dat de identiteit van de betrokken persoon en alle informatie waarmee de identiteit van de betrokken persoon direct of indirect achterhaald kan worden, niet bekend wordt gemaakt aan anderen dan de personeelsleden die bevoegd zijn om de melding te behandelen, zolang onderzoeken naar aanleiding van de melding of openbaarmaking lopen.

• Dossierbewaring

Intern wordt een register bijgehouden van alle gedane meldingen.

Wanneer een melding mondeling wordt ingediend, zal de meldingsontvanger een transcript van de opname maken om de behandeling van de melding te vergemakkelijken. Wanneer een rapport mondeling wordt ingediend tijdens een vergadering op verzoek van de klokkenluider, bereidt de meldingsontvanger de notulen van de vergadering voor. In geval van mondelinge rapportering krijgt de klokkenluider de mogelijkheid om het transcript of de notulen van het gesprek te verifiëren en te corrigeren.

Na diens akkoord wordt de klokkenluider verzocht deze te ondertekenen. Alle gegevens worden niet langer bewaard dan nodig en evenredig is en worden 2 jaar na afsluiting van het onderzoek gewist.

Het onderzoek moet als afgesloten worden beschouwd (i) wanneer is besloten geen verdere actie te ondernemen, of (ii) wanneer alle actiepunten die in de uiteindelijke beslissing zijn weergegeven, zijn geïmplementeerd of voltooid. (iii) In het geval dat de melding aanleiding geeft tot gerechtelijke stappen of procedures, moet het onderzoek worden geacht te zijn afgesloten na het verstrijken van alle tijdslimieten voor het aanwenden van rechtsmiddelen dan wel bij uitputting van die rechtsmiddelen.

• Privacy en gegevensbescherming

Binnen het kader van dit Klokkenluidersbeleid wordt de verwerking van persoonsgegevens beheerd overeenkomstig de wettelijke beginselen en regels, meer bepaald de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De betrokken personen die het voorwerp uitmaken van een melding en eventueel later onderzoek, hebben aldus steeds het recht op transparante informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens in beknopte, begrijpbare en duidelijke taal. De Privacy Policy van K. Patro Eisden Maasmechelen is in dit kader dan ook onverkort van toepassing en is raadpleegbaar op het intranet.

De vertrouwelijke informatie die K. Patro Eisden Maasmechelen naar aanleiding van een melding ontvangt, wordt in  een veilige fysieke, hetzij ICT-omgeving bewaard, opdat de melding strikt vertrouwelijk wordt behandeld.

Alle gegevens worden niet langer bewaard dan nodig en evenredig is in het kader van de doeleinden van de verwerking.

Elk verzoek om inzage, het corrigeren, aanvullen en verwijderen van persoonsgegevens moet worden gericht aan de Data Protection Officer van de K. Patro Eisden Maasmechelen :

• Via e-mail (ict@patroeisden.com); of
• Via briefwisseling:

Gwen Janssen

Kolenmijn Limburg-Maaslaan 2

3630 Maasmechelen

[1] Indien geen algemene verantwoordelijke wordt aangesteld, kunnen de contactgegevens van de onfhankelijke meldingsbeheerder hier worden ingevuld.

[2] Zoals (maar niet enkel) stewards, jeugdspelers..